東電技術資料智能管控系統 解決圖紙追蹤\借閱\催歸\升版等業務痛點

1 項目背景

        隨著東方電機有限公司(下稱東方電機)日益劇增的生產任務及中國GE(企業發展目標)先進制造的生產管理需要，東方電機要求對技術資料的借閱過程進行更加有效、規范的管理，從而提高檔案中心及圖紙使用部門的工作效率。在現行的檔案管理模式下，檔案中心因現場圖庫設備性能不夠高效、管理方式單一等因素，已不能滿足公司生產管理的要求，具體體現在:

        1、管理方式單一，圖紙存放區域劃分不清晰，借閱及歸檔過程無法及時有效的區分、定位圖紙的存放位置，管理人員在圖紙借閱、圖紙歸還過程中的工作投入大。

        2、借出記錄采用手工登記的方式進行，無法快速進行圖紙借閱信息的統計，也無法對圖紙進行有效的追蹤管理和使用范圍控制。

        3、圖紙管理人員對圖紙借閱人的借閱資格無法進行準確判定。

        4、圖紙歸還靠自覺，圖紙催收靠打電話通知。

        5、圖紙發放、圖紙歸還依賴手工登記，統計分析數據依靠人工進行，統計過程費時費力，手工填寫單據時的數據不規范因素進一步加大了統計時的工作量。

        6、手工記錄圖紙改版狀態，舊版的借閱圖紙無法及時回收，極易造成圖紙升版后，工人仍使用舊版圖紙的生產狀態，產生不合格品，給企業帶來經濟損失。

        7、東方電機年平均借閱圖紙20萬張以上，檔案中心因人員老齡化等因素減員減崗，人工管理模式已無法滿足業務需求。

        在上述背景下，東方電機檔案部門需要應對圖紙借閱量大、人工管理成本高、圖紙回收不及時、圖紙借閱無法追溯、借閱信息無法精準統計等問題，急需打造一個智能、實用、易用的技術資料管控系統，用信息化的手段改變人工靜態管理的弱勢，實現對紙質圖紙、電子文件的一體化、流程化、智能化管控，改善并增強檔案部門對圖紙借閱過程的管理模式，提高公司人力資源的利用率，降低因返工/廢件等因素增加的額外成本，加速實現東方電機步入高端管理型企業的目標。

2 系統功能

        ◆ 技術資料追蹤:一圖一碼

        在圖紙/文件生成時，系統自動在每一份圖紙/文件（pdf）上，自動標記一個二維碼標識，實現“一圖一碼”。

        通過“一圖一碼”，使每份圖紙、每個文件信息都被唯一標示。通過該二維碼，系統可在圖紙借閱過程將文件信息關聯用戶、在圖紙使用過程中追蹤圖紙流向、在圖紙歸還管理時實現精準催收；同時，將圖紙信息和文件柜信息關聯后，亦可實現對圖紙的歸檔存放管理、文件柜分類管理等內容。

        ◆ 實物圖紙借閱

        用戶借閱實物圖紙時，首先通過借閱流程獲取借閱圖紙許可；流程通過后，系統自動執行圖紙入庫或分配圖紙操作；用戶到檔案中心憑相關憑證(工牌)將圖紙借出。

        圖紙借閱過程由掃碼槍掃描圖紙二維碼快速識別圖紙信息，圖紙信息自動綁定借閱人及借閱流程。

        自動化的借閱過程極大的提高了借閱效率，系統通過借閱流程審核、工牌與圖紙信息綁定等功能，解決了用戶身份判別問題。

        在借閱管理的基礎上，考慮到檔案部門的業務場景，系統增加了如下功能：

        1、文件柜管理

        文件柜圖紙區域劃分管理和文件柜使用狀態管理，提高了圖紙管理的便利性。

        2、圖紙自動增補

        智能判斷某圖號的圖紙在文件柜中的庫存狀態，庫存不足時自動增補打印該圖號圖紙，以備借出。

        3、線內/線外圖紙區分

        與PLM系統深度集成，PLM系統中存在該圖紙，則定義為線內圖紙；PLM中不存在該圖紙，則定義為線外圖紙。對線內圖紙的借閱，系統自動從PLM中獲??；對線外圖紙的借閱，若存在電子版，錄入打印貼碼借出；若不存在電子版，復印貼碼借出。

        ◆ 電子圖紙借閱

        電子圖紙借閱過程不需要打印實物圖紙，用戶通過電子借閱流程獲取電子圖紙。流程審批通過后，系統按照流程信息，自動將對應電子圖紙(自動從PLM系統中獲取)轉換為安全的、限定使用權限和使用時效的外發管控文件，供東方電機借閱用戶下載后，提供給外部供應商使用。

        東方電機的外部供應商接收到電子外發管控圖紙后，通過指定方式，即可在安全參數設置的權限范圍內瀏覽、使用電子圖紙。

        ◆ 圖紙歸還/催歸

        用戶使用完圖紙后，歸還至檔案部門。檔案中心圖檔管理員通過掃碼槍掃描完成歸還。歸還時，系統自動將圖紙分配到原始存放位置。同時，圖紙歸還時系統自動判斷圖紙當前版本狀態，如果用戶歸還的圖紙存在新版本，則系統自動將圖紙報廢處理。

        當圖紙臨近歸還期時，系統自動通過短信、郵件等方式發送催歸信息給借閱人員和部門輔助催收人員。

        若圖紙逾期后仍未歸還，圖檔管理員可以在系統中生成逾期表，對相關借閱人員進行處罰，敦促用戶自覺、按時歸還圖紙。

        ◆ 圖紙升版管理

        PLM系統中新發布的定版圖紙信息，會自動推送到本管控系統中。管控系統接收到新版圖紙信息時，自動判斷舊版圖紙是否存在用戶借閱，若有用戶借閱，系統自動推送催歸信息，督促用戶歸還。

        當用戶借閱的資料為電子圖紙時，若圖紙信息發生升版，在借閱有效期內，系統自動遠程報廢舊版電子圖紙，同時根據用戶歷史申請的流程內容，自動生成新版圖紙的電子外發管控文件，通知用戶重新下載使用。

        本系統通過升版催收即時提醒功能，及時通知借閱用戶更新使用新版圖紙，避免借閱用戶使用舊版圖紙而產生廢品、廢件，降低企業經營成本。

        ◆ 智能快遞柜集成

        檔案部門在各分廠、車間設置智能投遞柜，以便方便的投放各分廠、車間所需的紙質圖紙。本系統與智能快遞柜集成后，檔案管理人員可以根據用戶借閱申請，打包紙質圖紙，并根據系統自動分配的柜號將圖紙投遞到智能快遞柜中。投遞完成后，系統自動發送取件信息給圖紙借閱人，借閱人通過工號、手機號、驗證碼等信息，即可到投遞柜中憑號取圖。

        ◆ 移動端應用

        本管控系統提供了移動終端設備上的應用功能支持，主要包含借閱流程申請、流程審批、借閱狀態查詢、借閱圖紙延期等功能。審核人員可隨時通過移動終端進行流程的審核；用戶可以隨時進行流程申請，及時查看自己的借閱信息及狀態。

        ◆ 應用成效

        通過技術資料智能管控系統的建設，改變了東方電機在紙質/電子圖紙、文件借閱過程中的傳統管理模式，通過軟硬件結合方式將登記借閱、簽字取圖、口頭催還的圖紙借閱模式通過信息化的手段予以線上完成。系統實現了對紙質\電子圖紙、文件的信息化管控，實現了智能電子借閱、智能圖紙升版、數字化檔案管理、資料借閱安全管控等功能。項目取得的具體成效如下：

        ●系統上線至今，已有近五個月，系統及時、正確的發放了7000余套圖紙；

        ●檔案中心圖紙囤積量由平時20萬張成功實現了圖紙囤積0庫存；

        ●為檔案中心節省了至少3個工作人員以上的工作量，緩解了檔案部門人員緊缺的困境；

        ●有效避免了因圖紙發放錯誤、發放不及時、回收不及時等原因而給東方電機造成的經濟損失。

        目前，東方電機技術資料智能管控系統已經上線應用近五個月，并于2019年2月順利完成驗收工作。本項目得到了東方電機相關領導及用戶的高度評價，用戶對天喻軟件項目組表示了誠摯感謝，并希望項目能在東方電氣集團推廣應用。